Raskere respons på 1-2-3

Den amerikanske journalisten og forfatteren, David Shipley, har gitt ut en egen bok om kommunikajson via e-post – Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better. 

Her får du e-postekspertens viktigste råd. 

Lengre e-poster er både vanskeligere og mer tidkrevende å lese. Spesielt fordi de i stadig større grad leses fra smarttelefoner. Jo lengre e-poster, dess mer scrolling. 

– Kortere e-poster fører til raskere svar. Det viser dessuten respekt for mottakerens tid. Måten vi håndterer e-post på har endret seg. Det henger sammen med at vi tidligere skrev dem fra en stasjonær pc, men nå brukes ofte mobiltelefoner og nettbrett. Nettopp derfor bør hvordan vi skriver e-post også endres, sier Shipley til Huffington Post.

Huffington Post har publisert e-post skrevet av noen av historiens mest suksessrike toppledere, blant annet Apple-gründer Steve Jobs.

Jobs svarte fra tid til annen på e-post fra kunder – og ble etter hvert kjent for korte, dønn ærlige svar. Her er et av eksemplene som trekkes frem: 

Xxxxxxx,

This is what happens when your MacBook sustains water damage. They are pro machines and they don't like water. It sounds like you're just looking for someone to get mad at other than yourself.

Steve

On Mar 27, 2008, at PM, Xxxxxx Xxxx wrote:

Dear Steve Jobs, 

I wanted to write and express my concern about some recent problems that I have had with my Apple Care. This week, my MacBook Pro unfortunately sustained water damage. I understand that is entirely my fault but it is still something I would like to get fixed. After three or four calls I was finally able to get a straight answer. While I was happy to get a straight answer, I was not all happy with the answer. It is very worrisome to me that the only way to get my computer fixed is to pay almost 300 dollars up front with no guarantee that this will fix the problem. I was horrified to learn that there is no system to asses the problem and bill once all damage is known. I am reluctant to put money into a problem that could easily grow. I have had three Apple computers in a row. I love using them but I am not sure if my replacement will be one. I feel powerless in the situation and the whole experience has turned me off the Apple company.

Sincerly,

Xxxxxx Xxxx

Shipley trekker videre frem viktigheten av å være bevisst på at man ikke skal kaste bort andres tid.  

– I de fleste e-posttjenester er for eksempel emnefeltet synlig. Hvorfor ikke skrive «Middag på tirsdag» i stedet for «Hei», slik at mottageren faktisk skjønner hva meldingen handler om, og velger å svare raskt?

– Folk har simpelhen ikke behov for masse bakgrunnsinformasjon når de mottar en e-post. Det holder å komme raskt til poenget slik at mottakeren eventuelt kan stille spørsmål om konkrete ting han eller hun lurer på, forteller Shipley. 

Steve Jobs-eksempelet var i så måte kanskje ikke det beste i denne sammenhengen, men et av Shipleys fremste råd, er å være høflig. 

– Å skrive korte e-post er ikke ensbetydende med at du kan tillate deg å være uhøflig. Det finnes alltid en måte å få inn en positiv, vennlig tone i e-posten på, sier han. 

Kilde: Huffington Post