Vi skriver e-post som aldri før. Til kolleger, oppdragsgivere, samarbeidspartnere, ektefelle og foreldrene i klassen til barna – for å nevne noen. Og e-postene leses ikke bare på en pc. 70 prosent av alle e-poster leses faktisk på en mobil.

- Det stiller krav til oss som skriver. Tydelig kommunikasjon er alltid viktig, og det er ikke mindre viktig i den flommen av informasjon som strømmer inn i innboksene våre, sier Christine Calvert. 

Hun er Norges eneste tekstdoktor, og holder årlig mange foredrag og kurs rundt e-postbruk i bedrifter. 

- Jeg elsker e-post, jeg. Det er et fantastisk verktøy, men dessverre brukes det veldig ofte feil, sier Calvert.

Her er hennes fem råd til bedre e-postkommunikasjon:

Tekstdoktorens første bud er å bruke emnefeltet riktig. Et «hei» i emnefeltet er for eksempel det verste hun vet.

I samme ånd mener hun det er viktig å få frem det viktigste budskapet først.

- Vi er så høflige med hverandre, og vil gjerne takke for sist og snakke litt om været. Men mottakeren vil gjerne vite hva du egentlig vil, så gå rett på. Er det en møteinnkallelse, så si det. Har du et problem, så forklar raskt hva det handler om. Så kan du heller runde av med høflighetsfrasene, sier Calvert.

En annen klassiker er å skrive for lange e-poster, der vi gjerne har flere ulike beskjeder.

- Som mottakere klarer vi ikke så mye informasjon. Hold deg derfor til en ting av gangen, og skriv heller flere e-poster om du har flere ting du vil informere om, sier Calvert.

Hun råder oss også til å tenke gjennom hvordan e-posten settes opp.

- Vær så tydelig som mulig, husk avsnitt så det blir leservennlig, og ta en korrekturgjennomgang før du sender den, sier tekstdoktoren.

Har du også irritert deg over å være med på en lang e-postkorrespondanse som egentlig ikke har noe med deg å gjøre? Du er ikke den eneste. Christine Calvert sier svært mange e-poster får unngjelde for delete-knappen ulest, nettopp fordi det går inflasjon i å sette andre på kopi.

- Kopierer du for mange inn i e-posten din, risikerer du at ingen bryr seg om det du sier. Tenk gjennom hvem som har nytte av informasjonen du sender ut, og hold andre utenfor. Det er faktisk dårlig oppførsel å sette noen på kopi og så forvente at de skal gjøre noe, sier hun.

Et annet problem er at vi ofte er utydelig på hva mottakeren skal gjøre.  En av Christine Calverts kjepphester er derfor bruken av ordet «vi».

- Hvis du får en e-post der det står at «dette må vi ordne opp i», så vet ikke mottakeren hva som er forventet. For hvem er egentlig vi? Vil du at jeg skal gjøre noe, så si det. I verste fall risikerer du det motsatte, at ingen reagerer, sier Calvert.

Av samme grunn er hun imot bruken av ordet «dere» i en e-post.

- Uklart igjen. Bruk «du» om du vil at noen skal forplikte seg, sier hun.

Tekstdoktoren mener vi aldri kan bli for tydelige. Derfor advarer hun også sterkt mot bruk av ironi. 

- Ironi er vanskelig når det gjøres skriftlig. Og din humor eller omgangstone kan være forståelig for deg, men bli veldig feil oppfattet av andre, sier hun.

Og til slutt – ikke send e-post når du er sint. 

- Et godt tips er å aldri sette på mottaker i e-posten før den er helt ferdig skrevet. Er du irritert, bør du alltid sende den til deg selv først. Da kan du ta en pause, og får mulighet til å moderere deg i etterkant. Husk at e-poster ofte blir tatt vare på, og også sendt videre, så det du skriver må du kunne stå inne for, sier Christine Calvert.