Slik unngår du mail-marerittet
Fylles innboksen din opp? Her er ekspertenes beste ryddetips.
Om du er som meg, opplever du kanskje små stikk av dårlig samvittighet når du kommer på den e-posten du skulle ha svart på – men ennå ikke har rukket. Eller orket?
Så går gjerne dagene og ukene, og e-posten begraves enda lengre ned i innboksen. Sammen med tusenvis av andre e-poster som kanskje er viktige, kanskje ikke. Glemt er de raskt uansett.
– De fleste nordmenn som leser en e-post i jobbsammenheng leser den 12 ganger. Da pleier jeg å si til folk «men det gjelder nok ikke deg, du leser den kanskje bare seks ganger.» Det er uansett fem ganger for mye, sier produktivitetsekspert og rådgiver Morten P. Røvik til Online.no.
Han er en av stadig flere som har gått i bresjen for Getting Things Done – en metodikk som, slik navnet antyder, sørger for at du får unnagjort tingene du må.
Oppnå «Inbox Zero»-eufori
Et av de viktigste grepene for å få en mer produktiv arbeidshverdag, er såkalt «Inbox Zero».
– Effektiv e-posthåndtering innebærer at du leser e-posten én gang, tar stilling til den, og luker den inn i et system. Du fjerner da e-posten fra innboksen ved å parkere den i en mappe, sier Røvik – og avslører:
– Du blir faktisk lettere euforisk når du sitter igjen med en helt tom innboks, uten flere ting å ta stilling til. Det er ikke tull engang!
Ved å følge «Zero Inbox»-metodikken unngår du ikke bare å lese samme e-post mange ganger, forteller Røvik, men du får også en full oversikt over hva du har forpliktet deg til.
– Du kan da lettere se hva som har kommet inn siden sist, i form av nye e-poster. Dessuten får du en grei oversikt over nye ting du må ta stilling til.
FAKTA: GTD-METODIKKEN
Getting Things Done (GTD) er en femstegs arbeidsflyt for å få kontroll over arbeidet - og dermed også få utført det mer effektivt.
De fem stegene er:
Samle: Samle sammen alt som har din oppmerksomhet
Behandle: Se på alt du har samlet, og vurder hva du skal gjøre med det
Organisere: Organiser tingene dit de hører hjemme
Revidere: Se over systemet ditt så ofte det er nødvendig for å se hva du må gjøre
Utføre: Bruk dette systemet til å se hva du må gjøre til enhver tid
Kilde: Produktivnorge.no
Ifølge Røvik består «Getting Things Done» av fem steg som du bør følge for å få full kontroll over innboksen din og livet generelt: Samle, behandle, organisere, revidere og utføre (se faktaboks).
Det er i disse fasene du må sette av tid, beslutte hva du skal gjøre med e-posten og deretter legge den der den hører hjemme, forteller Røvik – som anbefaler at du starter ryddejobben med å lage følgende fire mapper:
Arkiv
En gang kanskje
Neste handlinger
Venter på
– Når du åpner en ny e-post, har du først to valg: Skal jeg gjøre noe med den. Ja eller nei? Hver av disse har igjen tre valgmuligheter, sier Røvik.
Han forteller at du i tilfelle «nei» enten kan slette mailen med en gang, eller legge den i arkivet om du av en eller annen grunn vil ta vare på den.
– Om du imidlertid tenker at du «en gang eller kanskje» skal gjøre noe med mailen, flytter du den over i mappen som nettopp heter «En gang kanskje». Denne mappen går du gjennom en gang i uka, i noe jeg kaller revisjon.
Følg to-minuttersregelen
I de fleste tilfeller vil imidlertid e-postene du får være av en sånn karakter at du ikke bare kan avfeie den – altså såkalte «ja-mail».
– Det første du da må spørre deg om, er om det tar mer eller mindre enn to minutter å gjøre jobben som følger av e-posten, for eksempel å svare på den. Dette er noe vi kaller «to-minuttersregelen», der tanken er at det tar like lang tid å faktisk utføre jobben som å legge vekk mailen til en annen gang, sier Røvik.
Om det tar mer enn to minutter å gjøre jobben, må du deretter ta stilling til hva den videre handlingen skal være.
– Det kan være å delegere jobben – da sender du bare mailen videre med en gang. Men om du må gjøre jobben selv, for eksempel å ringe noen – og dette er noe som tar mer enn to minutter – skal e-posten over i «Neste handling»-mappa, sier Røvik.
Produktivitetsguru Morten P. Røvik. Foto: Privat
Han forteller også at du med de fleste e-postprogrammer faktisk kan dra en e-post over i kalenderprogrammet, slik at du kan få et varsel når det er noe du må huske å gjøre.
I den siste mappen, «Venter på», kan du legge e-postene der du faktisk venter på at noen andre skal komme tilbake til deg.
Arkivér alt det gamle
Men hva da med sånne som meg, som har nærmere ti tusen eposter liggende i innboksen – må jeg gå gjennom hver enkelt?
– Du har jo direktørmetoden, også kjent som «slett alt» – der tanken er at dersom det er viktig tar folk kontakt på nytt. For alle oss andre, er det bedre å scrolle ned til et punkt i innboksen der det ser ut som at alt er utdatert – og dra alt derfra og ned over i arkivmappa, sier Røvik og fortsetter:
– Da sitter du gjerne igjen med en håndterlig mengde e-post, og en kortere vei til «inbox zero» ... og følelsen av eufori som følger av det!
Slett med hard hånd!
En annen som skyr fulle innbokser, er siviløkonom og kommunikasjonsekspert Astrid Valen-Utvik.
– Noen har alle e-postene de noen gang har fått i innboksen, og det er noe jeg får litt kløe av å se. Selv ser jeg på innboksen som en «to do»-liste over ting jeg skal gjøre, sier Valen-Utvik til Online.no.
– Hvis du kommer på jobb etter ferien og har mange hundre e-poster, ville jeg bare begynt hardt på slettejobben. Begynn med nyhetsbrev og tullemailer, så er du et godt stykke på vei, sier Valen-Utvik.
Hun har følgende triks som kan gjøre innboks-hverdagen lettere:
Ta først en grovgjennomgang der du er streng. Jeg ville gått gjennom hva som var viktigst for meg – samt e-poster der andre forventer et svar
Ikke tenk kronologisk – da blir du fort sittende med nye og irrelevante e-poster, mens noe langt viktigere som kanskje kom for en måned siden blir liggende. Prioritér hardt!
Opprett en mappe eller to for å holde styr på e-postene dine som ikke skal ligge i innboksen
Om du ikke har en eneste mappe på mailen din, ville jeg vurdert å begynne med en mappe som heter arkiv, og legge alt du ikke har bruk for der
Merk gjerne også e-postene etter hvor høy prioritet de har, enten det er med flagg, farger eller andre ting
– En av de aller viktigste tingene å huske på, er at e-post bare er et av mange verktøy i arbeidshverdagen – akkurat som telefonen, sier Valen-Utvik, og fortsetter:
– Veldig mange tenker at det å svare på mail er det eneste de gjør på jobben, men de færreste er vel ansatt for å gjøre det. Mailen er ment som et verktøy!