4 grunner til å bruke blindkopi når du sender e-post
Blindkopi sparer mottakerne for mye irritasjon – og risiko. Men det må brukes med omhu.
E-postadresser bør ikke spres til uvedkommende uten samtykke. E-postadresser på avveie kan faktisk medføre stor risiko dersom de havner i hendene til noen med onde hensikter.
Dersom du sender e-post til mange personer samtidig, enten på jobb eller privat, kan det være lurt å skjule de andre e-postadressene for mottakeren. Det gjøres enkelt ved å legge adressene i feltet merket «Blindkopi» eller «Bcc» (forkortelse for «blind carbon copy»).
Slik unngår du at mottakerne bli synlig for hverandre – og eventuelle hackere.
Ha god e-postetikette
For å gjøre e-posten din enklere å forholde seg til, er det lurt å sørge for å ha god og tydelig etikette for adresseringen.
Enkelt forklart:
«Til»-feltet: Indikerer hovedmottaker for innholdet som du gjerne forventer at skal foreta en handling. Mottaker kan se alle som får e-posten, også de som står på kopi.
«Kopi»-feltet («CC»): Øvrige mottakere du ikke forventer en handling eller svar fra, men som gjerne bør holdes oppdatert. Mottaker kan se alle som får e-posten, også de som står på kopi.
«Blindkopi»-feltet: Samme funksjon som kopi-feltet, men adressene du legger til her vil være skjult for andre.
Vi skal se på fordelene med å sette folk på blindkopi, men det er verdt å nevne at det ofte er lurt å ikke skjule mottakere.
Ettersom blindkopi-adressene er skjulte, vil de i praksis være tyvlyttere på en samtale. De som står på blindkopi vil ikke motta eventuelle svar på e-posten, men det mest redelige er å spille med åpne kort, særlig i jobbsammenheng. Det kan også hende at du må påpeke feil i arbeidet til en kollega. Da er det dårlig stil å ha sjefen på blindkopi.
Med det sagt – her er fire grunner til at du bør bruke blindkopi.
1. Bedre sikkerhet
Bruker du til- og kopi-feltene når du sender en e-post til mange mottakere, setter du dem i potensiell fare. Risikoen øker nemlig betraktelig for at adressene blir snappet opp av hackere som deretter kan spre virus og søppelpost.
Vær klar over at det finnes virus som henter ut adresselister fra datamaskiner. Det kan gjøre mottakerne mer sårbare for e-postsvindel – såkalt «phishing».
2. Postkassen neddynges av svar
Dersom du forventer svar på e-posten du har sendt til flere hundre personer, er det også lurt å bruke blindkopi-feltet. Det kan for eksempel være en invitasjon til sommerfesten i en stor bedrift.
Det er fort gjort at noen ved en tilfeldighet velger å svare alle. Slikt kan det bli mange e-poster av – og overfylte innbokser til alle «synlige» mottakere.
3. Stjeler adresselisten
Det er langt fra sikkert at vennene eller kollegaene dine setter pris på at du avslører e-postadressen deres. Sender du ut en invitasjon til en dugnad i borettslaget eller til et seminar, er det enkelt for en smart nabo å rappe listen for å reklamere for egne produkter eller aktiviteter senere.
4. Irriterende med lange adressefelt
En ting er å ha et langt adressefelt når du leser e-post på pc. I dag leser også mange e-posten på smarttelefoner.
Når adressefeltet overstiger 10-15 adresser, begynner det å bli mange navn å rulle forbi før en kommer til teksten. I de tilfellene hvor det er 200 navn, blir det direkte irriterende å bla seg nedover for å kunne lese meldingen.
Av og til kan du oppleve at e-postklienten ikke godtar at Til-feltet er tomt. I slike feller setter du bare sette inn din egen e-postadresse i dette feltet.
